正式信函的格式

帮助格式化正式信函和商务信函。关于写作规则的摘要,包括求职信和咨询信的大纲,以及信中使用的缩写。

在生活中,有时你可能会想写一封正式的信,而不是非正式的信件或电子邮件。这些包括求职信、咨询信、辞职信、法律信函等等。在这种情况下,遵循预期的信件格式是很重要的。

如何写正式信函

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使用正式的信件格式

下面所示的书信写作格式示例向您展示了正式信函或商务信函的大致大纲。关于正式信函各部分的进一步信息可以在图片后面找到。

正式的信模板

写正式信函时要遵循正式信函的格式

在英语中,当格式化正式或商务信函时,应该使用一些公函格式约定。此外,你要尽量写得简单明了,不要把信写得太长。记住不要使用非正式的语言,比如缩写。

1)写上你的姓名和联系方式

回信地址应该写在正式信件的右上角。这通常是你的地址,但也可能是任何其他的地址,应该发送回复。

2)包括收件人的姓名和地址

加上收信人的地址。收信人的地址应该写在左边,通常是从你的地址下面开始。如果你打算打印和邮寄信件使用有窗口的信封,确保你的地址与透明的塑料窗口对齐。

3)写上日期

不同的人把日期写在这一页的不同侧面。你可以把它写在收信人地址后的右边或左边。把月份写成一个单词。

4)使用正确的称呼

写正式英文信的窍门是用正确的方式问候收信人。这被称为称呼.如果你知道收信人的名字,那么在这里用“Sir”或“Madam”,否则就写他们的全名,包括他们的头衔。记住,不要太不正式或随意。

例子:

a)如果你不知道名字对于你的收信人,使用以下形式(尽量找出收信人的名字总是明智的):

亲爱的夫人,
亲爱的先生,
尊敬的先生或女士:

b)如果你知道名字,可以使用标题(先生,夫人,小姐或女士,博士等)和只有。如果你写信给一个女人,不知道她是否使用夫人小姐,你可以使用女士该项目适用于已婚和单身女性。

亲爱的,詹金斯先生,
亲爱的哈默尔女士,
亲爱的哈钦斯夫人,
亲爱的戴维斯小姐,
亲爱的格林博士,
等。

5)创建正式信函的主体部分

用正式的语言写你的信的主体部分。要直接,尽量简短,通常一共有三到四个段落。

第一段要简短,用来介绍你,说明写信的目的——询问、抱怨、请求等等。

信中间的段落应该包含写这封信背后的相关信息。大多数英文信件都不是很长,所以要把信息集中在要点上,以清晰、有逻辑的方式组织起来,而不是扩展得太多。

正式信函的最后一段应该说明你希望收信人采取什么行动——退款,给你发送信息等等。

6)以正式的结尾结束这封信

正如信件的称呼有惯例一样,信件的结束语也有规则。如果你不知道收信人的名字,可以用“Yours faithfully”来结尾。如果你知道收信人的名字,就写上“Yours sincerely”。

7)加上你的签名

签上你的名字,然后在你的签名下面用大写字母打印出来(或者打印出来)。如果你认为你的收信人可能不知道你是男是女,把你的头衔放在你名字后面的括号里。另外,在简历上写上你的电话号码和电子邮件地址也会很有帮助。

8)校对你的信

既然你已经完成了信的初稿,就从头到尾通读一遍,看看有没有错误语法和拼写。确保你的信读起来很好,收信人能理解你写的是什么。

如果你想在如何写正式或非正式信函方面获得更多帮助,请随时在我们的书信写作论坛。我们的老师会帮助解答你的任何问题。问我们一个问题

下载我们的免费正式信函模板:

Microsoft word模板(docx)

书信写作中使用的缩写

以下缩写在正式信函中广泛使用:

  • 尽快(as soon as possible
  • cc抄写本(当你把一封信的副本寄给不止一个人时,你用这个缩写让他们知道)
  • 内附。=附件(当你在信中附上其他文件时)
  • = per procurationem(一个拉丁短语,意思是你代表某人在信上签字;如果他们没有亲自签字,等等)
  • ps= postscript(当你在完成并签名后想要添加内容)
  • 美国专利商标局(非正式)请翻过来(以确保对方知道这封信在纸的另一边)
  • 发请帖=请回复

大纲:求职信

求职信是当你申请一份工作时随附在简历上的一封求职信。这是一个相当常规的段落布局方案。

开篇
简单介绍一下你自己和你申请的职位。加上你是如何得知这个职位空缺的。

第二款
给出你为什么有兴趣为这家公司工作的理由,以及为什么你希望被考虑到那个特定的职位。说明你的相关资格和经验,以及使你成为合适候选人的个人品质。

段3
告诉他们你已经附上了你目前的简历,并添加任何你认为对你的情况有帮助的进一步信息。

结束一段
告诉他们你有时间参加面试,感谢他们的考虑,重申你的兴趣,然后结束这封信。

提纲:询价函

询价信指的是你在投机地接近一家公司,也就是说你在他们还没有发布广告或宣布有空缺的情况下就进行了接触。

开篇
简要介绍你自己,并给出你写作的理由。让他们知道你正在寻找的职位,你为什么感兴趣,以及你是如何听说他们的。

第二款
说明为什么他们的公司对你特别感兴趣,提到你的资历和经验,以及其他可能让他们有兴趣见你的细节。

段3
参考你附上的简历,让他们注意到你希望他们关注的任何特别重要的地方。

结束一段
感谢他们,解释你可以参加面试,重申你对他们公司的热情,希望他们考虑你可能还没有得到的职位。


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